「いつもタスクが溜まっていて、追われている…」
「忙しいのに、なぜか仕事が進まない…」
こんな悩みを持つことが私もよくあります。
これまで効率よく仕事をこなせる人を見て「どうやったらあんなふうに進められるんだろう？」と考え、試行錯誤を繰り返してきました。
自分より絶対業務量が多いのに、ゆとりがあるように見える先輩の謎。
それを解明するためにタスク管理が上手い人たちを観察し、自分でも実践していく中で、彼らには共通する習慣や考え方があることに気づきました。
本記事では、私自身が学び、実践してきた「タスク管理が得意な人たちから学んだ7つの共通点」を紹介します。
また、手書きの効果を活かした myplotオリジナルのタスク管理テンプレート を無料でプレゼントしてますので、「効率よくタスクをこなしたい！」という方は、ぜひ最後までご覧ください。
タスク管理が上手い人たちの共通点7選
①朝イチで「今日やること」を決める
「何から手をつければいいかわからず、朝からバタバタしてしまう…」
私も以前は、朝イチにメールを開いてしまい、そのまま対応に追われ、気づけばお昼…という日がよくありました。
でも、タスク管理が上手い人たちは「朝の10分」で1日の流れを決めていることに気づいたんです。
どのシゴデキな先輩や上司を見ても、みなさん自分流の朝の使い方がありました。
✔ 毎朝10分間を使ってTO DOを細かく書き出す
朝の10分は一日の流れを作る大切な時間です。確認事項などがある場合は朝のうちに連絡をして、その後の作業が滞りなく進むように調整したりと付随する細かいタスクまでイメージして洗い出しだすようになりました。
タスクを書き出すだけで、頭の中のモヤモヤが整理され、効率が格段にアップできました！
②タスクを「見える化」して優先順位をつける
「やるべきことが多すぎて、どれから手をつければいいかわからない…」
過去の私は「全部大事」と思ってしまい、結局どれも進まない…なんてことがよくありました。
でも、タスク管理が上手い人たちは、必ず「緊急度 × 重要度」を考えていました。
✔ 優先順位を考えて、それをきちんと認識する
「緊急×重要」マトリクスを活用し、
- 緊急かつ重要な仕事 → すぐに取り掛かる
- 重要だけど緊急ではない仕事 → 計画的に進める
こうやってタスクの優先度を見える化する段階で自分だけでは判断できないタスクに関しては、確認をすることもできます。
私の中でポイントだったのは「重要だけど緊急ではない仕事」
ここを細かく分けて見える化して、計画的に進められるようになったのはかなり大きな進歩でした！
③1日のタスク数を制限する（3〜5つがベスト）
「やることが多すぎて、結局どれも中途半端になってしまう…」
以前は「今日やること」を10個くらい書き出していましたが、実際に全部終えるのはなかなか難しい。
でも、タスク管理が上手い人たちは「1日3〜5個に絞る」のが基本でした。
✔ 絶対に終わらせるべき仕事に集中する
終わらせたいこと、やるべきことは山ほどあるけど、「今日絶対に終わらせるべき仕事」だけに集中することで、ゴールまでの集中力もあがり、達成感を持って1日を終えられるようになりました。
はじめから無理な量は設定せずに、少しストレッチなゴールが一番集中力が上がり、しっかり毎回終わらせることができるなと思います。
④「明日やるべきこと」を決めてから終業する
「毎朝、その日のタスクを考えるのに時間がかかる…」
翌日のタスクを決めておけば、朝からスムーズに仕事ができる！
このシンプルなルールを実践するだけで、朝は確認程度で済むようになり朝の迷いがなくなりました。
✔ 毎日仕事が終わる前に、翌日のタスクを書き出す 習慣を徹底。
布団に潜り込む前に手帳に細かなタイムスケジュールを書き込んでます。翌日の流れを少し考えるだけで、朝の動き出しが変わります。
⑤ポモドーロ・テクニックを活用する
「集中が続かず、途中でダラダラしてしまう…」
「集中しよう！」と思っていても、ついスマホを見たり、他の作業に気を取られてしまうことはありませんか？
タスク管理が上手い人たちは「時間の区切りを意識する」ことで、作業効率を劇的に上げていました。
✔ 区切りを意識して集中力を高める
そこで取り入れたのがポモドーロ・テクニック（25分集中＋5分休憩など）。
- 25分間は1つのタスクに集中
- 5分休憩で気分転換
- これを4回繰り返したら、15〜30分の長めの休憩を取る
この方法を続けることで、集中とリフレッシュのメリハリがつき、長時間でも生産性を維持できるようになりました！
ちょっとしたゴールが設定されるだけで、次の区切りまでにここまでの作業は終わらせようとなり効果絶大です。
⑥紙に書いてタスクを整理する
「デジタルツールを使っているけど、機械的な管理だけになる…」
デジタルのタスク管理ツールも便利で自動化や連携がスムーズというメリットがたくさんありますが、
タスク管理が上手い人ほど「手書き」も取り入れていることが多いなと思います。
- 書くことで記憶に残りやすくなる
- デジタルよりもタスクの全体像を把握しやすくなる
- 完了したタスクに線を引くことで達成感を感じられる
✔ 思考や感情に近い部分はアナログで紙に書く
日々のログや日記、完了したタスクに線を引く。まさにここはアナログでいて、パソコンに向かうよりも紙に書くという行為が自分と向き合う時間になっています。
⑦1週間ごとに振り返りをする
「忙しいと、どこかでスケジュールが崩れてしまう…」
毎日タスクを管理していても、気づけば予定がズレてしまったり、
やるべきことが後回しになってしまったりすること、ありませんか？
タスク管理が上手い人たちは「週1回の振り返り」を必ずやっています。
✔ 「週1回の振り返り」を必ずやる
毎週金曜日に1週間の振り返りを行い、予定を調整するようになりました。
- 今週できたこと / できなかったことを整理
- 来週のスケジュールを再調整
- 優先順位を変更する
特に「重要だけど緊急ではないこと」がを計画的に進めるために振り返り時間は大切にしています。
忙しいとどうしても日々に追われてゆっくり振り返る時間なんてないと思ってしまいますが、
しっかり振り返ることで結果的に効率的に進められているなと思っています。
まとめ｜タスク管理が上手い人から学び、今日から実践！
タスク管理が上手い人たちから学ぶ共通点7選
- 朝イチで「今日やること」を決める
- タスクを「見える化」して優先順位をつける
- 1日のタスク数を制限する（3〜5つがベスト）
- 「明日やるべきこと」を決めてから終業する
- ポモドーロ・テクニックを活用する
- 紙に書いてタスクを整理する
- 1週間ごとに振り返りをする
私自身も日々試行錯誤しながらやりたいことやるために上手くタスク管理していきたいなと思います！
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